Aplicação do conceito Just in Time na dispensação de materiais e medicamentos em Farmácia Hospitalar

Resumo

Nos tempos atuais a segurança do paciente tem sido apontada como chave fundamental na prestação de um bom serviço de saúde. O abastecimento de medicação na dose certa e no momento exato da aplicação garante o bom gerenciamento do insumo frente à necessidade assistencial. O foco deste trabalho é apresentar um estudo no qual é possível realizar uma logística de dispensação com entregas a cada 2 horas. O conceito Just in time, desenvolvido no sistema Toyota de produção é perfeitamente aplicado neste contexto garantindo assim uma logística eficiente baseada na entrega ponto a ponto e on time e em consonância com o plano terapêutico definido pela equipe médica no início do tratamento. O método consiste em realizar o picking do material e medicamento baseado na prescrição médica, realizar a separação em kits por paciente bem como identificar a entrega com os dados dos materiais/paciente e realizar a entrega ao cliente em até 10 minutos antes da aplicação, garantindo a rastreabilidade a perda reduzindo eventos adversos como atraso e/ou troca de medicamentos.  

Palavras-chave: Medicação; Prescrição; Segurança.

Abstract

In current times patient safety has been identified as a key key in providing a good health service. The medication supply in the right dose and at the exact moment of the application guarantees the good management of the input in front of the care need. The focus of this paper is to present a study in which it is possible to carry out dispensing logistics with deliveries every 2 hours. The Just in Time concept developed in the Toyota production system is perfectly applied in this context, thus ensuring efficient logistics based on point-to-point and on-time delivery and in line with the therapeutic plan defined by the medical team at the beginning of treatment. The method consists of picking the material and medicine based on the medical prescription, separating in kits per patient as well as identifying the delivery with the data of the materials / patient and performing the delivery to the client within 10 minutes before the application, ensuring Traceability to loss by reducing adverse events such as delay and / or drug switching.

Keywords: Medication; Prescription; Safety

Introdução

Atualmente as empresas de serviços de saúde, especialmente os hospitais tem buscado formas sustentáveis de reduzir seus custos hospitalares e com um aumento significativo na qualidade do serviço prestado e encontrar o ponto de equilíbrio entre estes dois vetores coloca a instituição em evidencia no mercado. Para viabilizar esta nova forma de administração, os hospitais estão começando a implementar o Lean Healthcare como ferramenta de melhoria contínua nos seus processos assistenciais e administrativos, identificando pontos de melhoria e atuando de maneira simples no processo. E seguindo esta linha de raciocínio. Segundo (OLIVEIRA, T,S):

“A logística representa uma importante e complexa função de apoio dentro do hospital, assegurando a correta e ótima movimentação dos fluxos de materiais, informações e pessoas afim de que os cuidados médicos (competência essencial) sejam prestados com eficácia aos pacientes”

 Nos dias atuais a segurança do paciente tem sido apontada como chave fundamental na prestação de um bom serviço de saúde, mas com grandes desafios, pois atualmente este é um setor que sofre para manter sua política de qualidade em função da variabilidade dos seus processos. Devido a esse cenário cada vez mais as instituições estão entendendo os benefícios que a metodologia Lean Healthcare traz para a instituição substituindo algumas atividades realizadas empiricamente e assim conseguir um melhor controle e padronização dos seus processos internos.

Neste estudo abordamos o tema logística hospitalar por se tratar de um processo estratégico desde a padronização da medicação utilizada na instituição, passando pelo armazenamento e movimentação de materiais e medicamentos médicos hospitalares até a dispensação para o paciente e o uso pelo paciente.

De acordo com SIMONETI (2007), as instituições hospitalares tem o objetivo de garantir o fluxo de entrada e saída dos materiais e medicamentos hospitalares, o que significa planejar, organizar, comprar, dispensar, enfim executar todo o processo reduzindo custos e garantindo acuracidade nos processos logísticos bem como a administração segura e racional aos pacientes da instituição.

A logística hospitalar é baseada a partir de um fluxo de processos, que pode ser basicamente definida pelo processo de recebimento do material entregue pela indústria, passando pelo almoxarifado, unitarização das doses e após o material é transferido para as farmácias central e satélite realizarem as entregas para a equipe de enfermagem. Este fluxo pode ser visto claramente na figura abaixo:

Figura 1: Fluxo de processo logístico Eurofarma Acesso em 15/02/2017 Disponível em http://slideplayer.com.br/slide/1800337/

O abastecimento de medicação na dose certa e no momento exato da aplicação garante o bom gerenciamento do insumo frente à necessidade assistencial. O foco deste trabalho é apresentar uma proposta no qual é possível realizar uma logística de dispensação com entregas a cada 2 horas baseando-se em estudos da literatura realizados em artigos científicos e livros, mas também nos conhecimentos adquiridos ao longo do curso, bem como as experiências adquiridas durante a vida profissional. O conceito Just in time foi desenvolvido no sistema Toyota de produção é perfeitamente aplicado neste contexto garantindo assim uma logística eficiente baseada na entrega ponto a ponto e on time e em consonância com o plano terapêutico definido pela equipe médica no início do tratamento. O método consiste em realizar o picking do material e medicamento baseado na prescrição médica, realizar a separação em kits por paciente bem como identificar a entrega com os dados dos materiais/paciente e realizar a entrega ao cliente em até 10 minutos antes da aplicação, garantindo a rastreabilidade a perda reduzindo eventos adversos como atraso e/ou troca de medicamentos.

Uma outra vertente que devemos abordar como chave para obtenção de resultados financeiros e de qualidade é a padronização dos materiais e medicamentos utilizados na instituição. Estudos indicam que um bom comitê de padronização pode trazer para a instituição ganhos financeiro a partir da redução de preços gerados pela concorrência entre os laboratórios.

Padronização

Atualmente os processos de padronização estão atrelados aos processos organizacionais com o intuito de facilitar a gestão operacional de uma empresa.

Segundo Burmester, (2013, p20), a padronização de materiais, medicamentos e equipamentos hospitalares é cada vez mais importante, pois traz clareza as operações e aos processos logísticos, restringindo sua utilização baseada em procedimentos e/ou protocolos estabelecidos em cada instituição. Uma macro atividade muito importante neste processo, é a introdução de um produto pela análise de custo x benefício x risco, através a ATS (avaliação em tecnologia de saúde).

A figura abaixo exemplifica a tomada de decisão baseada na metodologia ATS.

Figura 2: Tomada de decisão (BURMESTER, 2013)

Ferramentas da Qualidade

A metodologia do PDCA está sendo amplamente utilizada pela área da saúde como ferramenta de melhoria contínua tornando-se essencial para realização de pequenos projetos na busca pela qualidade assistencial e financeira. Sua utilização é realizada basicamente em etapas, conforme demonstra a Figura 2:

Figura 3. Ciclo PDCA (LÉLIS, 2012).

Verificando a figura do ciclo PDCA, identificamos que a etapa de planejamento é fundamental para que todo o processo tenha êxito, pois é neste ponto iniciamos o processo. Quando essa sistemática do Ciclo PDCA, se consolidar na empresa, a busca pela melhoria contínua ocorrerá naturalmente (LÉLIS, 2012).

Para que a ferramenta se consolide é essencial que a empresa sucesso na implementação dos 4 passos durante o projeto e que esses resultados possam ser medidos pois assim saberemos se os resultados são sustentáveis. (RICARDO, 2013).

O conceito de qualidade parte da premissa que os produtos e serviços produzidos por uma instituição devem ser realizados de acordo com as expectativas do cliente.

Nos dias atuais, e na maioria dos processos, é necessário pensar em qualidade quando abordamos um processo existente ou mesmo quando desejamos implementar um processo novo, e nesse contexto as ferramentas da qualidade são amplamente utilizadas pelas empresas pois elas nos ajudam a identificar um problema e trata-lo na causa raiz.

Existem várias ferramentas do sistema TPS que podem ser facilmente adaptados a área da saúde, pois a base desse sistema é a melhoria contínua dos processos. Segundo (LIKER, 2005, p. 53) o Sistema Toyota de Produção é:

“um sistema sofisticado de produção, em que todas as partes contribuem para o todo. O todo, em sua base, concentra-se em apoiar e estimular as pessoas para que continuamente melhorem os processos que com que trabalham.”

Atualmente existem várias ferramentas da qualidade, no entanto as mais utilizadas no setor da saúde são:

  • A3
  • Gráfico de Pareto
  • Diagrama de causa e efeito
  • Folha de verificação.

A3

O A3 pode ser tido como uma ferramenta de gerenciamento da Qualidade onde todas as variáveis referentes ao problema, as análises e ações corretivas e o plano de ação proposto pelo grupo de trabalho são escritos em uma única folha A3, facilitando assim a interação por todos os envolvidos. Normalmente utilizam-se gráficos e figuras demonstrando a situação atual e proposta, um título bem simples e de fácil entendimento para a equipe. Na metodologia A3, todo desafio que o time necessita enfrentar está registrado em um único documento, contendo o estado atual, proposta futura, pontos de controle e o acompanhamento da atividade com o plano de ação. A metodologia é simples e solução encontrada é apresentada de forma clara e objetiva a todos os envolvidos.

Gráfico de Pareto

O diagrama de Pareto é um gráfico  que ordena as informações coletadas e as coloca em colunas, organizando os dados onde a partir das frequências de ocorrência, sempre da maior para a menor, o que nos permite visualizar graficamente os problemas para que assim possamos realizar a priorização procurando levar em consideração o princípio de  Pareto , que diz que 80% dos  problemas relatados advêm de 20% das causas, isto significa que podem existir  problemas sem importância diante de outros considerados mais graves. (PARANHOS, 2007). A figura abaixo exemplifica o modelo:

Figura 4: Exemplo Gráfico Pareto Fonte: Autor

Folha de Verificação

De acordo com É uma ferramenta simples de ser utilizada no mapeamento de problemas, mas com um alto grau de importância no mapeamento e identificação dos dados, pois sua finalidade é de organizar os dados utilizando-se de quadros e tabelas, mostrando claramente a localização do problema apenas acompanhando os dados. E por fim, é importante que a lista de verificação, contenha todos os dados de identificação, como por exemplo podemos citar, processo analisado, a relação dos defeitos apresentados e/ou falha do processo através da amostragem dos dados, amostra, frequência da verificação.(GONÇALVES et. al, 2012; LELIS, 2012).

Figura 5 Folha de Verificação (LELIS, 2012).

DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO

A ferramenta Diagrama de causa e efeito consiste em analisar detalhadamente os seis M, (máquina, método, meio ambiente, mão de obra, matéria prima e medida) determinando todos os fatores que possam de alguma maneira, influenciar no processo. A utilização desta ferramenta pode identificar de forma clara e objetiva qual a causa raiz de um problema. (PARANHOS, 2007). Na figura abaixo podemos verificar esquema de Diagrama de causa e Efeito:

Figura 6.  Diagrama de causa e efeito (LÉLIS, 2012).

Ao utilizar o Diagrama de Causa e Efeito, devem-se considerar três tipos de entradas no processo. São elas:

  • Entradas Controladas;
  • Entradas Não Controladas;
  • Entradas Críticas;

Para este trabalho irá se utilizar o diagrama de causa-efeito, o A3 e a folha de verificação.

Just in Time

A terminologia Just in time é de origem da língua inglesa e significa a entrega na hora e momento certo frente à necessidade do cliente, de uma linha de produção, de um serviço ou mesmo um atendimento a um paciente. Esse conceito pode ser aplicado a qualquer processo e/ ou empresa com intuito de reduzir estoques, manter a assertividade, aumentar o giro de estoque de um produto e consequentemente reduzir os custos com estoques em processo e em excesso de uma instituição.

Criado dentro das fábricas no sistema Toyota de produção, este conceito de gerenciamento de estoques preconiza que a matéria prima e/ou material a ser utilizado pelo setor deverá chegar até o usuário no momento exato em que for necessário eliminando assim os estoques entre os processos, ou seja, o material é entregue para ser utilizado no exato momento em que o item irá entrar na produção, sob a demanda permitindo assim que os estoques sejam dimensionados para poucas horas de utilização, em pequenos lotes e na frequência desejada. (LIKER, 2005).

Desenvolvimento

A logística dentro de um contexto hospitalar é considerada um processo estratégico, pois é responsável por toda a cadeia de distribuição de materiais, medicamentos e artigos para produtos da saúde garantindo assim com que a terapêutica traçada no planejamento médico consiga realizar atingir os objetivos que é a eficácia do tratamento. Para garantir estas condições de atendimento, os hospitais necessitam de ferramentas de gestão para a administração da logística hospitalar.

Neste contexto, a logística entra como uma unidade funcional na cadeia hospitalar conforme determina a resolução RDC 15. Na figura abaixo estão representadas as unidades funcionais bem como o posicionamento da logística nesta cadeia:

Figura 7 – Diagrama das Unidades Funcionais das Instituições Hospitalares

Fonte: RDC n.° 50, Ministério da Saúde, 2002

O sistema de dispensação de materiais e medicamentos de um hospital consiste na separação, disponibilização e entrega dos insumos a disposição da equipe de enfermagem para administração no paciente. Este processo deve ser controlado através da prescrição médica e anotações de enfermagem devidamente certificadas garantindo assim o uso eficiente e eficaz do tratamento do paciente garantindo a rastreabilidade dos medicamentos reduzindo custos e aumentando a segurança para o paciente. A dispensa de medicação pode ser classificada como coletiva, individualizada, dose unitária e mista.

Neste contexto, o JIT entra como uma nova forma de administração e dispensação de materiais e medicamentos, pois possibilita a entrega do insumo para a enfermagem conforme a demanda originada da prescrição médica, na hora e no momento certo garantindo assim a rastreabilidade do produto, evitando falhas de administração, extravio de medicações, perdas no processo, entre outros eventos adversos relacionados a logística hospitalar.

Atualmente a farmácia central de um hospital é o setor responsável por atender e controlar os estoques das farmácias satélites bem como administrar o fluxo de dispensações de materiais e medicamentos para as alas de internação clínica e cirúrgica de um hospital.

Esse fato ocorre devido a similaridade dos processos farmacêuticos conforme demonstrado na figura abaixo:

Figura 8  – Atendimento da Farmácia Central

Fonte: Autor, 2017

O funcionamento da farmácia é 24 horas durante 7 dias por semana realizando as entregas para as unidades a cada 2 horas e o fluxo de atendimento de uma prescrição funciona de acordo com a figura abaixo:

Figura 9  – Fluxo de atendimento Farmácia Central

Fonte: Autor, 2017

O sistema de informática utilizado para realização do controle de estoque e dispensação de uma farmácia hospitalar pode ser adquirido pronto ou personalizado conforme a necessidade e o fluxo de processos estabelecido pelo hospital, no entanto, devem-se levar em conta os requisitos básicos de segurança do paciente. O software deve ser capaz de realizar o controle das prescrições bem como garantir que a medicação prescrita é a mesma que a farmácia enviou para ser utilizado pelo paciente.

Análise dos Resultados

Este trabalho proporcionou um melhor entendimento com relação à importância da cadeia logística no fluxo de valor para o paciente hospitalizado. Sistemas e métodos que garantem desde a disponibilização dos materiais e medicamentos até a rastreabilidade total destes insumos facilitam e controle e proporcionam segurança ao paciente.

Conclusão

Atualmente a saúde Brasil necessita cada vez mais ter um enfoque na segurança do paciente devido ao envelhecimento da população e a melhoria de processos junto com a qualidade tem sido apontada como chave fundamental na prestação de um bom serviço de saúde. Neste contexto o abastecimento de medicação na dose certa e no momento exato da aplicação evita que eventos adversos possam ocorrer durante uma internação hospitalar e/ou um simples atendimento de rotina.

Essa forma de conduzir a administração do estoque garante o bom gerenciamento do insumo frente à necessidade assistencial e a busca incessante pela otimização dos recursos e redução dos custos hospitalares. O foco deste trabalho foi de realizar um estudo de revisão bibliográfica e entender quais são os ganhos e benefícios na implementação de uma logística de dispensação com entregas a cada 2 horas.

 O conceito Just in time, é perfeitamente aplicado neste trabalho, pois garante uma forma logística eficiente baseada na entrega ponto a ponto e on time e de acordo com o plano terapêutico definido por uma equipe de médicos e farmacêuticos especialistas no início do tratamento. O método consiste em realizar a separação do material e medicamento seguindo as diretrizes traçadas na prescrição médica, realizando o processo de separação dos kits por paciente identificando o material com os dados dos materiais e do paciente.

 Desta forma é possível realizar a entrega ao cliente em até 10 minutos antes da aplicação, garantindo a rastreabilidade, e o principal que é a redução dos eventos adversos que possam ocorrer devido às falhas ocorridas no processo de dispensação de materiais e medicamentos para o paciente.

Referências

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Autor: Pizarro, Ricardo dos Santos

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