Implantação de um sistema de dispensação por handhelds: agilidade, sustentabilidade e responsabilidade ambiental

Objetivo

Apresentar um projeto de digitalização de uma farmácia hospitalar, desenvolvido em um hospital filantrópico, de grande porte, na Serra Gaúcha. Também, apresentar os resultados obtidos com tal projeto e, com isso, fomentar outros similares e, consequentemente, a inovação em saúde e a sustentabilidade ambiental.

Método

Trata-se de um estudo transversal e retrospectivo em que foram avaliados os resultados operacionais e econômicos da implantação de um sistema de farmácia mobile®, em uma farmácia hospitalar. Para tanto, foram mensurados os custos evitados com impressões de folhas de ofício e, ademais, fora aferida a eficiência operacional da farmácia hospitalar antes e após a implantação do sistema, levando em conta a quantidade de itens dispensados, por atendente, por turno. Os valores foram, inicialmente, calculados em reais brasileiros e, posteriormente, convertidos em US$.

Resultados

Economicamente, fora evidenciado saving médio mensal de US$ 833,14. E, com isso, return on investment (ROI) de 9 meses. Além dos resultados positivos no âmbito financeiro, houve aumento da eficiência operacional, estimada em 64%, no que se refere a quantidade de itens dispensados, por atendente, por turno.

Conclusão

O aumento da eficiência da operação permitiu, neste contexto, a realocação de colaboradores, de forma a otimizar outros processos da farmácia hospitalar. Assim, o projeto reverberou de forma positiva, em toda instituição. Outrossim, os dados expostos reiteram a importância da inovação em saúde, ao passo que fomentam tais iniciativas. Além dos benefícios econômicos, já esperados pela redução das impressões, fora evidenciado aumento da eficiência do processo de dispensação de medicamentos e materiais médico-hospitalares.

Keywords : Gestão em Saúde; Gestão de Ciência, Tecnologia e Inovação em Saúde; Indicadores de Sustentabilidade; Serviço de Farmácia Hospitalar; Boas Práticas de Dispensação.

Introdução

Com o intuito de nortear a entrega da melhor assistência possível, o Institute for Healthcare Improvement (IHI) desenvolveu o método Triple Aim, com enfoque em melhorar a experiência do paciente, a saúde das populações e, por fim, reduzir os custos relacionados a assistência1. Sendo este último tópico o foco do presente estudo.

Hodiernamente, a busca pelo desenvolvimento sustentável e digitalização em unidades de saúde são os principais focos da gestão inteligente. Exemplos à esta afirmação são iniciativas HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health), desenvolvida nos Estados Unidos da América, bem como o estímulo de 3 bilhões de euros aventado pelo governo Alemão, em 2020, em prol do fomento da digitalização da informação em saúde2.

Além disso, os custos inerentes aos processos hospitalares passam, em grande parte, pelas áreas de logística e supply chain 3. Deste modo, a otimização das rotinas correlatas a este tem potencial de promover a redução de custos. Tal fim, passa por processos diversos, dentre eles, a redução gradativa do uso de papel nas unidades de saúde, fomentando, concomitantemente, a sustentabilidade.

A sustentabilidade, por sua vez, vem se tornando preocupação crescente das instituições de saúde, haja vista o impacto oriundo das atividades hospitalares. O termo Green Healthcare refere-se justamente às práticas hospitalares que vão de encontro à sustentabilidade ambiental4. Estima-se que as atividades antropogênicas possam elevar a temperatura global em 1.5 ºC, em 10 anos5.

O presente estudo tem a finalidade de apresentar um projeto de digitalização de uma farmácia hospitalar, desenvolvido em um hospital filantrópico, de grande porte, na Serra Gaúcha. Outrossim, encorajar, por meio dos resultados aqui expostos, outras instituições a seguirem este modelo.

Metodologia

Trata-se de um estudo transversal e retrospectivo, no qual foram analisados os resultados obtidos com a implantação do sistema de Farmácia Mobile®, em um hospital filantrópico, de grande porte, na Serra Gaúcha.

Os principais sistemas de dispensação de medicamentos são de distribuição coletiva, individualizada e por dose unitária. O hospital em estudo utiliza um sistema misto entre distribuição individualizada, em que o medicamento é dispensado especificamente a um paciente com identificação individualizada, e dose unitária, em que o medicamento é dispensado pronto para administração6.

Antes da implementação do sistema aqui apresentado, todas as prescrições médicas eram impressas na farmácia hospitalar, no momento da prescrição (quando necessidade de uso imediato) ou em turnos (quando medicamentos com horário pré-determinado). O atendente de farmácia, então, separava os medicamentos, conforme prescritos. Após, outro atendente era incumbido de fazer dupla conferência por meio de código de barras ou datamatrix e, então, enviá-los à unidade assistencial (figura 1). Tal processo gerava em média 58.583 impressões, por mês. O processo de dupla conferência por meio de código de barras/data matrix é reconhecido como barreira importante à contenção de erros de dispensação e, desta forma, fora mantido no novo sistema7. No entanto, tal coleta de dados é feita por meio de um coletor portátil (handhelds).

Para implantação do supracitado sistema, fora, a priori, calculado o ROI (Returno on Investment). Este cálculo permite estimar os potenciais benefícios econômicos de um investimento8. Para adequação, fora necessário investimento em hardware e software específicos, sendo aplicativo ligado diretamente aos prontuários eletrônicos. O investimento total foi de US$ 7.397,00, sendo US$ 4.400,74 em hardware, US$ 1.872,65 em software e US$ 1.123,59 em infraestrutura. Os valores foram, incialmente, aferidos em reais brasileiro e, posteriormente, convertidos em US$, conforme índice de conversão de 20219.

Os resultados econômicos foram aferidos em semestres, em que se mensurou os custos correlatos ao processo antigo (maio a outubro de 2021) e de um semestre pós-implantação (dezembro de 2021 a maio de 2022). A implantação ocorreu no mês de novembro de 2021, assim, este período foi excluído da análise.

Para análise da eficiência operacional, foi avaliada a quantidade de itens dispensados por atendente, por turno de trabalho. Para tanto, selecionou-se quatro meses (maio, junho, julho, agosto) de 2021 e quatro meses (maio, junho, julho, agosto) de 2022. A opção pelo mesmo período do ano se deu em função da sazonalidade experimentada pelo serviço.

Resultados

A partir da implantação do sistema de Farmácia Mobile®, os resultados foram evidenciados imediatamente, tanto de maneira subjetiva (não mensurável): a redução do ruído oriundo das impressoras, por exemplo. Como, também, de formas objetivas, aqui apresentados.

Do ponto de vista financeiro, a economia correlata às impressões foi mensurada em US$ 833,14, ao mês. Assim, o ROI foi estimado em 9 meses. A queda no consumo de folhas de ofício está apresentada na figura 2. Antes da implantação do projeto, 58.583 eram consumidas, em média, mensalmente, pela farmácia hospitalar.

No que tange à eficiência operacional, verificou-se aumento médio de 64% na quantidade de itens dispensados, por atendente, por turno de trabalho (figura 3).

Discussão

Outros estudos aventaram a viabilidade da digitalização de processos, tanto do ponto de vista econômico (no que se refere a otimização de processos e uso de mão-de-obra), quanto no que se refere à sustentabilidade10,11.

Ademais, evidencia-se na figura 3 o aumento da agilidade no atendimento das solicitações, promovendo a entrega mais rápida à assistência e, destarte, corroborando para outro tópico do Triple Aim em saúde: a melhoria na experiência do paciente.

Tendo em vista que o adequado serviço de assistência farmacêutica está intrinsecamente ligada à logística, pode-se afirmar que o projeto aqui exposto promoveu melhorias, também, no processo clínico, posto que o medicamento chega mais rapidamente à assistência12.

Além do aumento da agilidade gerada pelo projeto, houve melhoria no processo de identificação do paciente, uma vez que o Farmácia Mobile® gerou necessidade de dupla-checagem deste dado, antes inexistente. Sendo a identificação do paciente uma das Metas Internacionais de Segurança do Paciente, é possível afirmar que o projeto corrobora, também, para a segurança assistencial13.

Conclusão

Por fim, impende reiterar a importância do fomento à inovação em saúde, sobretudo com vistas à sustentabilidade e, ainda, aos potenciais benefícios econômicos inerentes a tais práticas. Considerando os dados expostos, infere crer que os objetivo de apresentar o projeto, bem como o de encorajar outras instituições a seguirem estratégias similares, foram alcançados.

Fontes de financiamento

A pesquisa não recebeu financiamento para a sua realização, e os custos foram de inteira responsabilidade dos pesquisadores.

Colaboradores

BF: Análise e interpretação dos dados; redação do artigo.

BDS: concepção do projeto; revisão crítica do conteúdo intelectual; análise dos dados.

Declaração de conflito de interesses

Os autores declaram inexistência de conflitos de interesses em relação a este artigo.

Referências

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Processo AntesProcesso Após
Prescrição médica
Prescrição médica
Impressão da prescrição, na farmáciaSinalização no painel de solicitações
Leitura da prescrição e separação dos medicamentos pelo atendente 1
Separação e dupla checagem, por meio de código de barras ou datamatrix, pelo atendente 1
Dupla checagem dos medicamentos, por meio de código de barras ou datamatrix, pelo atendente 2
Embalagem e identificação com etiqueta do paciente, pelo atendente 1
Embalagem e identificação com etiqueta do paciente, pelo atendente 2
Dupla checagem da identificação do paciente, por meio de código de barras.
Envio à unidade assistencialEnvio à unidade assistencial
Figura 1 – Fluxograma de processos antes e depois da implantação do sistema de Farmácia Mobile®
Figura 1 – Fluxograma de processos antes e depois da implantação do sistema de Farmácia Mobile®
Figure 3 – Itens dispensados, por atendente, por turno de trabalho

Autor: Boaro, Fernando; Bruscato, Diana Saiara

Implantação de um sistema de dispensação por handhelds: agilidade, sustentabilidade e responsabilidade ambiental
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