Otimização da Logística de Distribuição de Medicamentos e Materiais através do desenvolvimento e implantação de ferramenta digital na Saúde e suporte Home Care

Introdução

Os processos de controle de dispensação de medicamento, materiais e insumos realizados pelo Saúde e Suporte home care em Alagoas eram realizados de forma manual por rotas de logística. Fragilidades nesses processos, decorrentes da falta de informatização, impactam diretamente na qualidade da entrega dos materiais e medicamentos nas residências dos pacientes. O crescimento do número de admissões de pacientes entre 2021 e 2022 em 38% com a adição de mais três rotas de logística tornou o desafio ainda maior. A solução digital deve organizar de modo sequencial e eletrônico as rotas de distribuição, além dos processos da farmácia, de forma que todos os envolvidos possam visualizar o cumprimento dessas atividades em tempo real.

Método

Realizar sensibilização com as equipes envolvidas em toda a cadeia de liberação de prescrição, farmácia e logística, para debater sobre os as fragilidades do formato manual. Foi sugerido a construção do painel reunindo informações dos processos de cada equipe para a proposta do layout. A equipe de T.I. desenvolveu a ferramenta digital de outubro a novembro de 2021, sendo implantado em dezembro de 2021. Foi realizado treinamento com as equipes envolvidas e coleta de feedbacks para ajustes necessários. Não houve custos no desenvolvimento visto que a programadora é colaboradora da empresa e o servidor que armazena as informações de prontuário eletrônico são próprios.

Resultados

Foram cadastradas 6 rotas de Maceió, com média de 18 pacientes/rota e mais 8 rotas dos demais municípios. De jan a dez/22, houve atendimento de 2092 prescrições. Com a ferramenta monitoramos a quantidade de kits com pendência de dispensação, que inicialmente eram 10%. Esta informação possibilita um monitoramento real e ativo das pendências o que não era possível com a metodologia anterior. Em 2022, foi proposto a inclusão de botões que, quando habilitado, mudaria de cor para sinalizar o registro de pendência por paciente. Estes, eram registrados de forma manual na folha de separação, em caso de perda a pendência tinha que ser acessada via sistema operacional de paciente por paciente. Em 2023 existiram ocorrências associadas a falha de comunicação entre farmácia e o setor de compras onde o auxiliar de farmácia transcrevia as pendências e repassava ao compras. Foi implementado o campo digitável para deixar registrado as pendências ocorridas, assim como incluir informações de doses e quantidades, tornando a informação completa e acessível ao setor de compras. 

Conclusão

A ferramenta tem se mostrado útil na rotina da farmácia e na comunicação entre setores para o efetivo gerenciamento das rotas de entrega, assim como monitoramento das pendências de materiais e medicamentos. Em 2022, o indicador de gerenciamento das pendências de dispensação foi de 10% no primeiro mês monitorado, à medida que fomos propondo ações de controle de estoque e dispensação, houve redução gradativa onde o menor mês contabilizado foi 3% de pendências, se repetindo nos meses de abril, setembro e novembro. Sendo a média geral anual de 5%.

Autores: BORGES, Amanda Sá; DOS SANTOS, Ana Patrícia; MEDEIROS, Jéssica; FEITOSA, Jonathas; MONTENEGRO, Jucicleide; MESSIAS, Manoel; PACHECO, Pedro.

Otimização da Logística de Distribuição de Medicamentos e Materiais através do desenvolvimento e implantação de ferramenta digital na Saúde e suporte Home Care
Role para cima