Integración con el sistema de TI del hospital

Sabemos que cada proceso que necesita intervención puede sufrir algún tipo de error, intencionalmente o no. Cuando se trata de vidas humanas, este error puede tener graves consecuencias, por lo que no basta con realizar las tareas, sino que tenemos que tener mecanismos que protejan y preserven esta información que conduzca a errores a números cada vez más pequeños.

El gran desafío es preservar la información de la droga, especialmente en el proceso de unificación.

El proceso de unificación es una de las etapas críticas de la ruta de la droga en un hospital, y su principal reto es preservar la información contenida en el embalaje primario, transfiriéndola al nuevo envase, y para ello es necesario:

  • Crear mecanismos de protección;
  • Procedimiento de buenas prácticas;
  • Utilizar el nivel más alto de automatización posible;
  • Mantenga a los empleados motivados y capacitados.

El equipo unitarizado fue desarrollado con este objetivo y, por lo tanto, junto con su adquisición, el hospital comienza a disfrutar de toda la experiencia en relación con este tema, que comienza a aplicarse inmediatamente al inicio de su operación.

Con respecto a la información

Disponemos toda la disposición de la información contenida en un paquete, que pueden contener: textos, imágenes y o códigos de barras, etc.

Cada disposición debe tener un nombre y puede ser utilizado por más de un ingrediente activo, lo que hacemos es reemplazar la información de texto del campo respectivo, sin embargo, la disposición física siempre sigue siendo la misma.

Normalmente dividimos esta disposición en 2 campos: Fijo y Variable.

Fijo:

Toda la información que llamamos fija son las que son necesarias para la toma de decisiones de la Enfermería, a saber:

  • pio Principio Activo;
  • Validez;
  • Dosis;
  • Código de barras;
  • Lote;
  • Laboratorio;
  • CRF y el nombre del farmacéutico, etc.

Esta información es muy importante y no deberíamos dejar a los empleados para hacer algún tipo de interferencia, por lo que le aconsejamos que trabaje en lo que consideramos plena integración, es decir, los datos presentados anteriormente que se extraen directamente del ERP del hospital.

Este extracto de la salida que llamamos fijo debe repetirse para todos los diseños y no debe ser editado de ninguna manera.

Variables:

Son aquellos campos que permitirán la información más detallada de la medicina respectiva y tiene como objetivo principal ayudar al departamento de la Enfermería. Pensar en el envase primario sería la información principal contenida en el prospecto, especialmente aquellos que requieren alguna acción especial; ejemplos (Riesgo de caída, ministración después de la comida, etc.).

La información que consideramos variables en este material están vinculadas a la configuración y se editarán directamente en una herramienta gráfica que se proporciona junto con la solución, la forma de edición es muy elemental y puede ser realizada por cualquier persona con un entrenamiento de sólo 30 minutos..

Es apropiado que los hospitales clasifiquen los medicamentos en grupos y luego creen toda la información relevante para este grupo, en este punto no hay un número específico, sugerimos trabajar con al menos 30 diseños diferentes.

A diferencia de la información fija, esta parte de la plantación debe sufrir cambios constantes principalmente ya que contamos con un sector de calidad del hospital que identifica posibles causas de problemas y puede actuar directamente a través de esta herramienta. La edición de los diseños debe ser realizada únicamente por los farmacéuticos, utilizando criterios previamente definidos.

Formas de integración

Actualmente tenemos dos formas de trabajo: integrada(en línea)entre el sistema hospitalario yel equipo y no integrada (fuera de línea).  

Fuera de línea:

A través del Software Opus 4.0 buscamos el ingrediente activo que queremos trabajar y a partir de un proceso de interrogación llevado a cabo por el software rellenaremos la información pertinente de ese lote. Este método de presentación de la información sólo en el momento necesario añadido al tamaño del monitor y la facilidad de uso del teclado, disminuye la posibilidad de errores de la información. También como último paso el software solicita una confirmación de la información, ahora ya haciendo la presentación juntos.

Además de la información del producto, el software también presenta información importante sobre el tipo de embalaje a utilizar: tamaño del embalaje, color de la raya, etc.

Modo sin conexión, solicitando información de lote por separado para evitar errores

Modo sin conexión, solicitando la comprobación de la información antes de enviarla a la impresora

Los hospitales deben preferir trabajar de esta manera y siempre buscar la aplicación en línea, por lo que el proceso se vuelve más confiable.

En línea:

Cuando trabajamos de esta manera no hay posibilidad de error tipográfico, porque la información proviene directamente del sistema hospitalario, el proceso sigue los siguientes pasos:

El hospital realiza una rutina en su software de gestión para realizar la siguiente función: el empleado busca el medicamento que funcionará, asocia el lote y luego con la confirmación de un botón genera un archivo en formato csv (información separada por comas). Este archivo generado se instala en una ubicación de estación de trabajo, que luego será leído por el software Opus 4.0.

A continuación, a través de este software es posible leer el archivo respectivo generado previamente y cargar toda la información, si el ingrediente activo ya está registrado en el banco de software ya seleccionará la disposición de trabajo respectivo, de lo contrario hacer preguntas para registrar el tipo de disposición que desea asociar con, así como el tamaño de la banda y la bobina.

Una vez que todo está correcto, sólo tiene que enviar a la impresora, este método es simple y fiable, ya que toda la información termina saliendo directamente del sistema hospitalario y no requiere edición por parte del colaborador.

Código de serie:

Una variación importante que se puede realizar con nuestro equipo es la generación de códigos de barras en forma de serie. Es decir, cada uno de los paquetes tendrá un código único e individual. Esto permite la trazabilidad individualizada y seríamos capaces de identificar si un paciente respectivo tomó o no ese medicamento e incluso el momento exacto. Para ello es necesario instalar otros equipos para hacer lectura, así como herramientas de software; sin embargo, instalar el código de barras serie significa el primer paso.

Nuestro software permite parametrizaciones en una pantalla de configuración, que tiene como objetivo adaptar las necesidades especiales de cada uno de los clientes, siendo posible satisfacer las diferentes demandas.

Conclusiones

  • Utilice siempre el código de barras para cada operación.
  • Si puede usar el código Datamatrix 2D, porque es más seguro.
  • Cargue información en el sistema en formato digital y no manual siempre que pueda.
  • Trabaje en línea enviando información desde su sistema de TI.
  • El uso del código de serie siempre es mucho mejor.
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